Esenzione dei documenti pubblici dalla legalizzazione e semplificazione di altre formalità, nell'ambito dell'Unione Europea

Il Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea

Il Regolamento (UE) 2016/1191 del 6 luglio 2016 prevede un’esenzione pressochè generalizzata dalla legalizzazione, da formalità analoghe (ovve­ro l’Apostille), dalla traduzione per i documenti pubblici in ambito comunitario.

Oggetto del Regolamento

• esenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe e semplificazione di altre formalità (è comunque fatta salva la possibilità di utilizzare altri sistemi applicabili in uno Stato membro re­lativamente alla legalizzazione o formalità ana­loghe);
• istituzione di moduli standard multilingue da utilizzare come supporto per la traduzione e allegati ai documenti pubblici nazionali relativi alla nascita, all’esistenza in vita, al decesso, al matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), all’unione registrata (compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata), al domi­cilio e/o alla residenza e all’assenza di precedenti penali.

Ambito di applicazione

Il Regolamento si applica ai documenti pubbli­ci rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui obiettivo principale è accertare, tra gli altri, uno o più dei seguenti fatti:

• nascita;
• esistenza in vita;
• decesso;
• nome;
• matrimonio o unione civile;
• stato civile;
• unione registrata, compresa la capacità di sot­toscrivere un’unione registrata e lo stato di unio­ne registrata;
• residenza.

Il regolamento non si applica:

• ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un Paese terzo;
• al riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al con­tenuto dei documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro.

Definizioni

Per «documenti pubblici» sono da intendersi:

• i documenti emanati da un’autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdi­zioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancellie­re o da un ufficiale giudiziario («huissier de ju­stice»);
• i documenti amministrativi;
• gli atti notarili;
• le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti per la data certa e autenti­cazioni di firme, apposte su una scrittura privata;
• i documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell’esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano esse­re presentati sul territorio di un altro Stato mem­bro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un Paese terzo.

Per «autorità» è da intendersi un’autorità pubblica di uno Stato membro o un’entità che agisce a titolo ufficiale ed è autorizzata ai sensi del diritto nazionale a rilasciare o ricevere un documento pubblico discipli­nato dal presente regolamento o una copia autentica;

Esenzione dalla legalizzazione e formalità ana­loghe

I documenti pubblici disciplinati dal regolamento e le loro copie autentiche sono esenti da ogni forma di legalizzazione e formalità analoghe (apostille).

Semplificazione delle altre formalità relative alle traduzioni

Non è richiesta una traduzione quando:

• il documento pubblico è redatto nella lingua ufficiale dello Stato membro in cui il documen­to è presentato o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il documento è presentato o in qualsiasi altra lingua espressamente accettata da tale Stato membro; oppure
• il documento pubblico è corredato, alle condizioni stabilite dal regolamento, di un modulo standard multilingue purchè l’au­torità nazionale a cui è presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni figuranti nel modulo standard multilingue siano sufficienti al trattamento del documento pubblico.

La traduzione certificata effettuata da una persona qualificata a tal fine ai sensi del diritto di uno Stato membro è accettata in tutti gli Stati membri.

Moduli standard multilingue

I documenti pubblici, sono corredati, su richiesta della persona avente diritto ad ottenere il documento pubblico, di un modulo standard mul­tilingue istituito conformemente al regolamento.

I moduli standard multilingue sono rilasciati da un’autorità e recano la data del rilascio, la firma e, se del caso, il bollo o il timbro dell’autorità di ri­lascio.

I moduli standard multilingue sono allegati ai documenti pubblici e sono utilizzati come supporto per la traduzione e non hanno al­cun valore legale autonomo.

I moduli standard multilingue non costituiscono:

• estratti di atti di stato civile;
• copie letterali degli atti di stato civile;
• estratti multilingue di atti di stato civile;
• estratti multilingue e codificati di atti di stato civile;
• certificati di stato civile multilingue e codifi­cati.

I moduli standard multilingue possono solo essere usati in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati rilasciati.

Lingue di rilascio dei moduli standard multi­lingue

I moduli standard multilingue sono compilati dall’autorità di rilascio nella lingua ufficiale del pro­prio Stato membro o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, nella lingua uf­ficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il modulo standard multilingue è rilasciato.

La parte standard e le voci specifiche per paese del modulo standard multilingue è pubblicato in en­trambe le seguenti lingue:

• la lingua ufficiale dello Stato membro in cui il modulo standard multilingue è rilasciato o, qualo­ra lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, la lingua ufficiale o una delle lingue uf­ficiali del luogo in cui il modulo standard multi­lingue è rilasciato, che sia anche una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione;
• la lingua ufficiale dello Stato membro in cui deve essere presentato il documento pubblico cui il modulo standard multilingue è allegato o, qua­lora lo Stato membro in questione abbia più lin­gue ufficiali, la lingua ufficiale o una delle lingue ufficiali del luogo in cui deve essere presentato il documento pubblico cui il modulo standard mul­tilingue è allegato, che sia anche una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione.

Per la richiesta dei certificati si rimanda alle relative pagine degli uffici anagrafe e stato civile

Cosa si ottiene

Un certificato di anagrafe o stato civile con allegato il modello conforme previsto dalle norme europee, con la traduzione nellel lingue dell'U.E. del contenuto del certificato

I documenti di anagrafe o stato civile che è possibile ottenere con tale modalità di traduzione sono:
- certificato di residenza;
- attestazione anagrafica di esistenza in vita;
- attestazione anagrafica di stato civile;
- certificato o estratto di nascita;
- certificato o estratto di matrimonio;
- certificato di unione civile;
- certificato o estratto di morte.

Il costo è quello del documento per il quale viene chiesto il rilascio.

Effetti della Brexit

Il Regolamento UE n.1191/2016 trova applicaizone nel momento in cui il documento viene presentato all'autorità dello Stato membro che lo riceve: pertanto dal 1/01/2021 non potrà più essere applicato a favore dei documenti scambiati tra Regno Unito e gli altri stati dell'U.E.. I documenti pubblici provenienti dal Regno Unito dovranno rispettare i requisiti formali richiesti dal nostro ordinamento, legalizzati e tradotti. Di conseguenza non potranno più essere accettati docuemnti provenienti dalla Gran Bretagna con allegato il modello multilingue in applicazione al Regolamento U.E., anche se tale docuemnto fosse stato rilasciato quando il Regno Unito faceva ancora parte dell'U.E., in quanto ai fini dell'applicazione del Regolamento, non rileva la data del rilascio, ma la data della presentazione.

Ulteriori informazioni

In considerazione che il modello multilingue potrebbe rappresentare una traduzione parziale del documento pubblico originale, è possibile che la traduzione non consenta una corretta e completa comprensione del documento per le finalità a cui è destinato (quali ad esempio la trascrizione di atti di stato civile); in tali casi il pubblico ufficiale è legittimato a richiedere una traduzione completa del documento.

Deve comunque evidenziato che il Regolamento dispone che qualora il Paese dell’U.E. ricevente richieda una traduzione, questo deve accettare:

• una traduzione certificata redatta in un altro paese dell’UE, senza necessità di legalizzazione;
• la traduzione asseverata dal Tribunale;
• la traduzione giurata fatta all'ufficiale di stato civile ai sensi dell'art.22 del d.P.R. n.396/2000 (solo per gli atti presentati all'ufficio di stato civile)

Link utili

Per ulteriori informazioni e modulistica, vedi: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32016R1191

Trasparenza

Modalità di avvioRichiesta di parteDecorrenza termine

Dalla presentazione della irchiesta

Fine termine

Termini previsti per il rilascio della documentazione a cui fa riferimento

Tempo medio

Di norma i tempi per il rialscio di questa tipologia di documentazione richiedono 1-2 giorni

Silenzio assenso/Dichiarazione dell'interessato sostitutiva del provvedimento finaleNoProvvedimento finale

Rilascio della documentazione richiesta

Responsabile del procedimento: Domiziano Battaglia
Dirigente: Luca Bisi
Atti e documenti a corredo dell'istanza

Se la domanda non viene sottoscritta davanti al funzionario incaricato di ricevere la documentazione, deve essere allegato un documento d'identità personale.

Il personale dell'Ufficio Protocollo non è da considerarsi funzionario incaricato a ricevere la documentazione.

L’allegazione di un valido documento d’identità, difatti, non rappresenta un mero formalismo, ma piuttosto un onere fondamentale del sottoscrittore, configurandosi come l’elemento diretto a comprovare, non tanto le generalità del dichiarante, ma ancor prima l’imprescindibile nesso di imputabilità soggettiva della dichiarazione ad una determinata persona fisica.

Da ciò ne consegue che l’omessa allegazione del documento in questione, non integra una mera irregolarità suscettibile di correzione per errore materiale, ma un elemento che rende irricevibile la domanda.

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