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Raccomandate e notifiche nei procedimenti dei Servizi Demografici

Raccomandate e notifiche nei procedimenti dei Servizi Demografici
Nei Servizi Demografici viene fatto ampio uso di comunicazioni che, di norma, devono essere trasmesse tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite notifica a mezzo di messo notificatore. Ma quali sono le caratteristiche di tali strumenti, e cosa implica per il cittadino a cui sono destinati, il loro utilizzo?

La Raccomandata a/r

La raccomandata con ricevuta di ritorno (a/r), di norma viene utilizzata:

per i cosiddetti avvii di procedimento (art.7 della L. n.241/1990), ovvero per dare comunicazione ai soggetti nei confronti dei quali il provvedimento finale è destinato a produrre effetti diretti ed a quelli che per legge possono intervenirvi;

per comunicare un possibile provvedimento finale negativo (ART.10-BIS l. N.241/1990) al richiedente, con l’indicazione dei motivi che non consentono l’accoglimento della domanda.

La raccomandata a/r “anche in mancanza dell’avviso di ricevimento, costituisce prova certa della spedizione attestata dall’ufficio postale attraverso la ricevuta, da cui consegue la presunzione, fondata sul-le univoche e concludenti circostanze della spedi-zione e dell’ordinaria regolarità del servizio posta-le, di arrivo dell’atto al destinatario e di conoscenza ex art. 1335 c.c. dello stesso, per cui spetta al destinatario l’onere di dimostrare di essersi trovato senza sua colpa nell’impossibilità di acquisire la conoscenza dell’atto” (sentenza della Corte di Cassazione n.17417/2007 e n.23920/2013).

La modalità di comunicazione a mezzo raccomandata a/r può avere i seguenti esiti:

  • recapito tramite l’agente postale con effetti decorrenti dalla data apposta sulla ricevuta;
  • mancato recapito e restituzione dall’agente posta-le con l’avviso di “compiuta giacenza”;
  • mancato recapito e restituzione dall’agente postale con la dicitura “sconosciuto”, “trasferito”, “indirizzo inesatto”, “insufficiente” o similari.

Recapito tramite l’agente postale con effetti decorrenti dalla data apposta sulla ricevuta

L’agente postale consegna la raccomandata al destinatario nel luogo indicato sulla busta o, qualora ciò non sia possibile, per sua temporanea assenza, a persona abilitata a riceverla. Sono annoverati tra i soggetti abilitati alla ricezione per conto del destinatario la “persona di famiglia che conviva anche temporaneamente con lui ovvero addetta alla casa ovvero al servizio del destinatario, purché il consegnatario non sia persona manifestamente affetta da malattia mentale o abbia età inferiore a quattordici anni. In mancanza delle persone suindicate, la consegna può avvenire al portiere dello stabile ovvero a persona che, vincolata da rapporto di lavoro continuativo, è comunque tenuta alla distribuzione della posta al destinatario” (art.7, L. n.890/1982 e art.27 delle “Condizioni generali di servizio per l’espletamento del servizio universale postale”.

Il destinatario di un invio a firma con avviso di ricevimento deve sottoscrivere anche l’avviso. Se la sottoscrizione è rifiutata, la prova della consegna è fornita dall’addetto al recapito, quale incaricato di pubblico servizio.

Per quanto attiene al “riconoscimento legale” della raccomandata a/r, si rileva come “invio raccomandato” il “servizio che consiste nel garantire forfettariamente contro i rischi di smarrimento, furto o danneggiamento e che fornisce al mittente una prova dell’avvenuto deposito dell’invio postale e, a sua richiesta, della consegna al destinatario” (l’art. 1, c. 2 lett. i), del d.lgs. n. 261/1999).

Mancato recapito e restituzione dall’agente posta-le con l’avviso di “compiuta giacenza

Qualora il destinatario risulti irreperibile, la raccomandata viene posta in giacenza per il ritiro presso l’ufficio postale competente per un periodo di 30 giorni, decorsi i quali viene restituita al mittente.

A norma dell’art. 1335 c.c., essa si ritiene conosciuta nel momento in cui giunge all’indirizzo del destinatario, se questi non prova di essere stato, senza sua colpa, nell’impossibilità di averne notizia: “la presunzione di conoscenza stabilita a carico del destinatario dall’art. 1335 c.c., ove il destinatario non provi di essere stato senza sua colpa nella impossibilità di avere notizia dell’atto a lui diretto, se detto atto sia giunto al suo indirizzo” (sentenza della Corte di Cassazione,  sez. III civile, n. 16327/2007), inoltre “le lettere raccomandate si presumono conosciute, nel caso di mancata consegna per assenza del destinatario e di altra persona abilitata a riceverla, dal momento del rilascio del relativo avviso di giacenza presso l’ufficio postale” (sentenza della Corte di Cassazione, se. Ii civile, n.1188/2013), ragion per cui l’onere della prova è rimesso al destinatario.

Quindi, la raccomandata, inviata presso la residenza del destinatario, dopo la compiuta giacenza, è valida, ovvero si presume ugualmente conosciuta dal destinatario, questo per evitare che qualcuno, non ricevendo la comunicazione, possa invocare l’improduttività degli effetti conseguenti alla mancata consegna.

L’eventuale decisione di non accettare una raccomandata, dal punto di vista legale, non produce effetti negativi, in quanto la stessa si presume comunque conosciuta dal destinatario e produce i medesimi effetti di una raccomandata ritirata. La prova della posta non ritirata entro il termine di 30 giorni è offerta dall’originale restituito dall’ufficio postale al mittente, contenente la dicitura “compiuta giacenza”.

Nell’ipotesi in cui la raccomandata non sia consegnata per l’assenza o rifiuto del destinatario, la data di ricezione della comunicazione coincide con il relativo avviso di giacenza presso l’Ufficio postale (sentenza della Corte di Cassazione, sez. II civile, n. 1188/2013, e della Corte di Cassazione, Sez. Unite, n. 6527/2003).

Con la produzione dell’avviso di giacenza, il mittente dimostra di avere fatto tutto il possibile per invia-re la comunicazione al destinatario.

La dimostrazione, richiesta dalla legge per poter superare la presunzione legale, deve necessariamente avere ad oggetto un fatto o una situazione che spezza o interrompe in modo duraturo il collegamento esistente tra il destinatario ed il luogo di destinazione della comunicazione e deve, altresì, dimostrare che di tale situazione è incolpevole, non poteva cioè essere superata dall’interessato con l’uso dell’ordinaria diligenza (sentenza Corte di Cassazione, sez. lavoro, n. 25824/2013).

Mancato recapito e restituzione dall’agente postale con la dicitura “sconosciuto”, “trasferito”, “indirizzo inesatto”, “insufficiente” o similari.

Nell’ipotesi di mancata consegna della raccomandata perché il destinatario è sconosciuto, trasferito o il suo indirizzo registrato in anagrafe non è corretto, risulta opportuno, ma non obbligatorio, effettuare accertamenti per le verifiche del caso al fine di reinviare eventualmente la raccomandata.

In ogni caso, si ribadisce che per gli atti recettizi ovvero tutti quelli che per spiegare effetti devono essere portati a conoscenza del destinatario, vige la presunzione di conoscenza, desumibile dall’art. 1335 del codice civile.

In altri termini, la comunicazione spedita a mezzo raccomandata si presume giunta a conoscenza del destinatario quando entra nella sua “sfera di conoscibilità”, anche se concretamente non è in suo possesso. Ne discende che la comunicazione si ritiene conosciuta all’atto dell’arrivo a destinazione, a condizione che il destinatario non dimostri di essere incolpevole della sua mancata conoscenza.

Nel caso dell’inoltro della raccomandata alla residenza anagrafica del destinatario, e questa non sia recapitata in quanto il destinatario risultasse essere sconosciuto, o trasferito, questi non potrà invocare di essere incolpevole della sua mancata conoscenza, in quanto, nel caso avesse cambiato la propria dimora abituale, sia in Italia che all’estero, il cambio di residenza è un atto obbligatorio da parte del cittadino (art. 13, c.2, del d.P.R. n.223/1989), e qualora non l’avesse cambiata è un suo preciso dovere presidiare il ricevimento di raccomandata o notifiche.

La notifica

La notifica di norma viene utilizzata per tutti i provvedimenti che riguardano la cancellazione anagrafica in caso di irreperibilità, di mancato rinnovo della dichiarazione di dimora abituale (art.11, c.1, lett.c, del d.P.R. n.223/1989), e di annullamento dell’iscrizione anagrafica.

La notifica può avvenire con diverse modalità:

Notificazione in mani proprie - Notifica nella residenza, nella dimora o nel domicilio

Il messo comunale “esegue la notificazione di regola mediante consegna della copia nelle mani proprie del destinatario, presso la casa di abitazione oppure, se ciò non è possibile”, si considera regolarmente effettuata “ovunque lo si trovi” nell’ambito del Comune e se il destinatario rifiuta di riceve la copia, il messo comunale ne dà atto nella relazione di notifica, e la notifica si ritiene effettuata (art.138 del c.p.c.).

  • Comune di residenza: è quello in cui una persona ha la dimora abituale, e dove è obbligatorio ricercarlo primariamente.
  • Comune di dimora: è quello in cui la persona si torva occasionalmente, anche in via transitoria, e si tratta di un soggiorno di una certa durata e non si esaurisce in una sosta momentanea o in un pernottamento ((sentenza della corte di Cassazione n.2818/1955).
  • Comune di domicilio: è quello in cui una persona ha stabilito la sede principale dei propri affari ed interessi, e non è necessario che ciò comporti la presenza effettiva del soggetto in quel luogo.

Per effettuare tale tipo di notifica in mani diverse rispetto a quelle del destinatario sono: l’accertata irreperibilità del destinatario e trovare una persona diversa dal destinatario che accetti di ricevere e che sia trovato in uno dei luoghi in cui deve essere consegnata la comunicazione, deve esservi un rapporto con il destinatario (addetto alla sede del destinatario, parentela, convivenza, ed età non inferiore a 14 anni e non palesemente incapace. Il portiere o il vicino di casa devono essere maggiorenni.

Notificazione per irreperibilità o rifiuto a ricevere la documentazione

Si tratta del caso in cui vi sia l’impossibilità di eseguire la consegna dell’atto ai sensi delle precedenti modalità, in quanto l’interessato sia, anche temporaneamente irreperibile (art. 140 c.p.c.).

Tale notifica si considera eseguita nel momento in cui il messo comunale ha compiuto tutte le formalità previste: deposito nella Casa comunale, l’affissione dell’avviso del deposito alla porta dell’abitazione, la spedizione della raccomandata A/R (sentenza corte di Cassazione n.801/1987).

Circa il momento in cui la notifica deve considerarsi eseguita, la notifica si ha per perfezionata dal momento della ricezione della notifica a/r, o comunque se non ritirata, decorsi 10 giorni dalla spedizione della stessa, e nel caso di ritiro oltre 10 giorni, la notifica si considererà avvenuta decorsi 10 giorni dalla data di spedizione della raccomandata a/r.

La notificazione è effettuata ai sensi dell’art. 143 c.p.c. quando l’indirizzo del destinatario, malgrado le ricerche, rimanga ignoto, mentre è effettuata a norma dell’art. 140 quando, pur essendo noti la residenza, la dimora o il domicilio, essa risulti impossibile per l’assenza del destinatario od il rifiuto dei soggetti legittimati a riceverla (sentenza della Corte Costituzionale n.3/2010).

Notificazione presso il domiciliatario

L’elezione di un domicilio è un atto unilaterale che è efficace indipendentemente dal consenso o accettazione del domiciliatario (art.47 e 141 del c.p.c.).

“La consegna a norma dell’art.138 … nelle mani della persona … presso i quali è eletto il domicilio, equivale a consegna nelle mani proprie del destinatario (art.141, c.3, del c.p.c.).

Pertanto l’eventuale rifiuto di ricevere l’atto da parte del domiciliatario non impedisce l’esecuzione della notifica.

Anche in tale ipotesi la consegna che non avvenga nelle mani del domiciliatario, può avvenire nei modi previsti dall’art.137 all’art.3.

La notifica al domicilio non può essere fatto nel caso di morte del domiciliatario, per suo trasferimento in un altro Comune, o per cessazione dell’ufficio.

Notificazione a persona non residente, non dimorante, non domiciliata nella Repubblica ma all’estero

Nel caso in cui la persona sia iscritta all’AIRE (Anagrafe degli Italiani Residenti all’Estero), la notifica potrà essere eseguita con una delle modalità precedentemente descritte, oppure richiedendo la notifica alle autorità consolari (artt. 30 e 75 del d.P.R. n.200/1967).

In tutti gli altri casi la notifica dovrà essere inviata al Ministero degli affari Esteri, che provvederà direttamente oppure3 in caso di sua incompetenza, restituirà gli atti segnalando la procedura da eseguirsi.

E’ inoltre necessario verificare se lo stato estero ove ricercare il destinatario, aderisca ad una convenzione internazionale sulle notificazione recepita dallo Stato Italiano, poiché in tal caso dovranno essere adottate le modalità previste dalla convenzione.

Notificazione a persona di residenza, dimora e domicilio sconosciuti

La fattispecie ricorre quando né in Italia né all’estero sono noti residenza, dimora o domicilio.

In ordine alle modalità operative, si applica l’art. 143 c.p.c., in base al quale la notificazione viene eseguita mediante deposito di copia dell’atto nella casa comunale dell’ultima residenza.

Per tale deposito si osservano le disposizioni di cui al comma 3 dell’art. 137 c.p.c., inserendo la copia dell’atto in busta sigillata e su cui si trascrive il numero cronologico della notificazione senza apporre segni o indicazioni dai quali possa desumersi il contenuto dell’atto stesso, rendendo noto all’interessato che esiste un atto che lo riguarda, senza alcun riferimento al suo contenuto, affiggendo un avviso generico all’Albo pretorio informatico del Comune, che lo inviti a chiedere la consegna dello stesso presso l’ufficio dei messi notificatori o altro ufficio a ciò abilitato.

In tale ipotesi, la notificazione si ha per eseguita nel ventesimo giorno successivo a quello in cui sono compiute le formalità prescritte.

Tale procedura può essere applicata anche per le persone “senza fissa dimora”, di cui all’art.1, c.1, del d.P.R. n.223/1989 e agli artt. 1 e 2 della L. n.1228/1954, a meno che non sia conosciuto una loro domiciliazione.

Comunicazione tramite Posta Elettronica Certificata (PEC)

Si evidenzia che sia la raccomandata a/r, sia la notifica possono essere effettuate anche a mezzo posta elettronica certificata (PEC), in quanto l’avvenuta ricezione dell’atto o della lettera inviati dal mittente è dimostrata giuridicamente dalla ricevuta di consegna della spedizione nella casella del destinatario.

In ordine all’utilizzo della pec, l’art. 3 del Codice dell’Amministrazione digitale (C.A.D.), dispone che: “Al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, è facoltà di ogni cittadino indicare alla pubblica amministrazione [...] un proprio indirizzo di posta elettronica certificata quale suo domicilio digitale”.

La pec è obbligatoria per imprese e lavoratori a partita Iva, mentre è facoltativa per gli altri cittadini, i quali possono eleggerla come “domicilio digitale”; il domicilio digitale garantisce circa la prova dell’invio e della consegna e può essere utilizzato anche per ricevere cartelle esattoriali, multe, atti e notifiche varie.

Il mittente riceve due messaggi, tramite pec, da parte del gestore del servizio pec, che prima certifica la presa in consegna e, dopo, l’avvenuta spedizione con la consegna nella casella pec del destinatario con la precisa indicazione temporale, che diviene la data per la decorrenza degli effetti che scattano dalla ricezione.

La pec ha valore, ad ogni effetto di legge, di piena prova alla stessa stregua di una lettera raccomandata A/R, ragion per cui il mittente ha la possibilità di dimostrare, con la stessa certezza che potrebbe garantire il servizio postale, sia la data di spedizione che quella di consegna del messaggio e provare anche il suo contenuto, in quanto tale certificazione è fornita dal gestore del servizio.

La facoltà di notificare gli atti amministrativi tramite pec è stata introdotta dall’art.48 del C.A.D. e poi confermata e ribadita dal testo dell’art. 6 dello stesso C.A.D., allo scopo di promuovere e rendere effettivi i diritti di cittadinanza digitale: le comunicazioni elettroniche trasmesse ad un domicilio digitale producono i medesimi “effetti giuridici delle comunicazioni a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno ed equivalgono alla notificazione per mezzo della posta, salvo che la legge disponga diversamente”.

La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico sono opponibili ai terzi.