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Esenzione dei documenti pubblici dalla legalizzazione e semplificazione di altre formalità, nell'ambito dell'Unione Europea.

Esenzione dei documenti pubblici dalla legalizzazione e semplificazione di altre formalità, nell'ambito dell'Unione Europea.
Il Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio, che entra in vigore il 16 febbraio 2019, promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea. Il predetto regolamento prevede, in relazione ad alcuni i documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato UE che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato UE, un sistema di esenzione dalla legalizzazione e di semplificazione di altre formalità. Istituisce inoltre moduli standard multilingue per superare le barriere linguistiche e agevolare la circolazione di documenti pubblici tra gli Stati membri concernenti la nascita, l'esistenza in vita, il decesso, il matrimonio, lo stato civile, l'unione registrata, la residenza.

Il Regolamento (UE) 2016/1191 del 6 luglio 2016, che entrerà in vigore il 16 febbraio 2019, prevede un’esenzione pressochè generalizzata dalla legalizzazione, da formalità analoghe (ovve­ro l’Apostille), dalla traduzione per i documenti pubblici in ambito comunitario.

Oggetto del Regolamento

  • esenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe e semplificazione di altre formalità (è comunque fatta salva la possibilità di utilizzare altri sistemi applicabili in uno Stato membro re­lativamente alla legalizzazione o formalità ana­loghe);
  • istituzione di moduli standard multilingue da utilizzare come supporto per la traduzione e allegati ai documenti pubblici nazionali relativi alla nascita, all’esistenza in vita, al decesso, al matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), all’unione registrata (compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata), al domi­cilio e/o alla residenza e all’assenza di precedenti penali.

Ambito di applicazione

Il Regolamento si applica ai documenti pubbli­ci rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui obiettivo principale è ac­certare, tra gli altri, uno o più dei seguenti fatti:

  • nascita;
  • esistenza in vita;
  • decesso;
  • nome;
  • matrimonio
  • stato civile;
  • unione registrata, compresa la capacità di sot­toscrivere un’unione registrata e lo stato di unio­ne registrata;
  • residenza;

Il regolamento non si applica:

  • ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un Paese terzo;
  • alle copie autenti­che dei documentiprodot­te dalle autorità di uno Stato membro;
  • al riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al con­tenuto dei documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro.

Definizioni

Per «documenti pubblici» sono da intendersi:

  • i documenti emanati da un’autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdi­zioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancellie­re o da un ufficiale giudiziario («huissier de ju­stice»);
  • i documenti amministrativi;
  • gli atti notarili;
  • le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti per la data certa e autenti­cazioni di firme, apposte su una scrittura privata;
  • i documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell’esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano esse­re presentati sul territorio di un altro Stato mem­bro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un Paese terzo.

Per «autorità» è da intendersi un’autorità pubblica di uno Stato membro o un’entità che agisce a titolo ufficiale ed è autorizzata ai sensi del diritto nazionale a rilasciare o ricevere un documento pubblico discipli­nato dal presente regolamento o una copia autentica;

Esenzione dalla legalizzazione e formalità ana­loghe

I documenti pubblici disciplinati dal regolamento e le loro copie autentiche sono esenti da ogni forma di legalizzazione e formalità analoghe (apostille).

Semplificazione delle altre formalità relative alle traduzioni

Non è richiesta una traduzione quando:

  • il documento pubblico è redatto nella lingua ufficiale dello Stato membro in cui il documen­to è presentato o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il documento è presentato o in qualsiasi altra lingua espressamente accettata da tale Stato membro; oppure
  • il documento pubblico è corredato, alle condizioni stabilite dal presente regolamento, di un modulo standard multilingue purchè l’au­torità nazionale a cui è presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni figuranti nel modulo standard multilingue siano sufficienti al trattamento del documento pubblico.

La traduzione certificata effettuata da una persona qualificata a tal fine ai sensi del diritto di uno Stato membro è accettata in tutti gli Stati membri.

Moduli standard multilingue

I documenti pubblici, sono corredati, su richiesta della persona avente diritto ad ottenere il documento pubblico, di un modulo standard mul­tilingue istituito conformemente al regolamento.

I moduli standard multilingue sono rilasciati da un’autorità e recano la data del rilascio, la firma e, se del caso, il bollo o il timbro dell’autorità di ri­lascio.

I moduli standard multilingue sono allegati ai documenti pubblici e sono utilizzati come supporto per la traduzione e non hanno al­cun valore legale autonomo.

I moduli standard multilingue non costituiscono:

  • estratti di atti di stato civile;
  • copie letterali degli atti di stato civile;
  • estratti multilingue di atti di stato civile;
  • estratti multilingue e codificati di atti di stato civile; o
  • certificati di stato civile multilingue e codifi­cati.

I moduli standard multilingue possono solo essere usati in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati rilasciati.

Lingue di rilascio dei moduli standard multi­lingue

I moduli standard multilingue sono compilati dall’autorità di rilascio nella lingua ufficiale del pro­prio Stato membro o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, nella lingua uf­ficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il modulo standard multilingue è rilasciato.

La parte standard e le voci specifiche per paese del modulo standard multilingue è pubblicato in en­trambe le seguenti lingue:

  • la lingua ufficiale dello Stato membro in cui il modulo standard multilingue è rilasciato o, qualo­ra lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, la lingua ufficiale o una delle lingue uf­ficiali del luogo in cui il modulo standard multi­lingue è rilasciato, che sia anche una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione;
  • la lingua ufficiale dello Stato membro in cui deve essere presentato il documento pubblico cui il modulo standard multilingue è allegato o, qua­lora lo Stato membro in questione abbia più lin­gue ufficiali, la lingua ufficiale o una delle lingue ufficiali del luogo in cui deve essere presentato il documento pubblico cui il modulo standard mul­tilingue è allegato, che sia anche una delle lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione.

 Per ulteriori informazioni e modulistica, vedi: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:32016R1191


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