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Il potere di rappresentanza: la procura speciale

Il potere di rappresentanza consiste nel potere di compiere atti in nome e per conto del rappresentato (persona fisica o giuridica), in modo che essi risultino compiuti direttamente da quest'ultimo, con produzione degli effetti in capo al solo rappresentato

Nella disciplina generale dell’art. 38 del d.P.R. n.445/2000, vi è un comma ancora poco conosciuto e scarsamente applicato, in quanto introdotto solo nel 2010 con le novità apportate dall'art.47 del d.Lgs. n. 235/2010. Stiamo parlando del potere di rappresentanza previsto dal
comma 3-bis.
DPR n. 445/2000, Art. 38 cdomma 3-bis - Modalità di invio e sottoscrizione delle istanze 3-bis. "Il potere di rappresentanza per la formazione e la presentazione di istanze, progetti, dichiarazioni e altre attestazioni nonché per il ritiro di atti e documenti presso le pubbliche amministrazioni e i gestori o esercenti di pubblici servizi può essere validamente-conferito ad altro soggetto con le modalità di cui al presente articolo."

L’ambito di applicazione del potere di rappresentanza

La sfera di applicazione di tale disposizione è strettamente limitata a quegli atti che il privato cittadino può validamente presentare a una pubblica amministrazione o a un privato gestore di servizio pubblico con le modalità di cui all’art. 38, quindi sostanzialmente le istanze e le dichiarazioni sostitutive previste dagli articoli 46 e 47 dello stesso dPR n. 445/2000.
Il legislatore del 2010 ha voluto estendere, o forse solo meglio esplicitare, la sfera di applicazione di questo potere, includendo nell’elenco degli atti i “progetti”, con uno specifico riferimento alle procedure afferenti i lavori pubblici, e le “altre attestazioni”, allargando sostanzialmente la tipologia degli atti a tutto ciò che il privato può dichiarare a una p.a. . Non va dimenticato, poi, che l’esercizio di tale potere si applica anche al ritiro di atti o documenti presso una p.a., per cui il delegato deve sempre essere munito del relativo atto di delega.
Il potere di rappresentanza è esercitabile “per la formazione e la presentazione” delle dichiarazioni elencate; esso non configura, quindi, una mera delega, come nel caso del ritiro di atti o documenti, ma una vera e propria procura ad agire in nome e per conto del soggetto rappresentato.
Si tratta, quindi, di una procura speciale, limitata ai rapporti con la pubblica amministrazione: essa comporta inevitabilmente un mandato ad agire e un trasferimento della responsabilità (o, quanto meno, una possibile co-responsabilità) anche nelle conseguenze per la redazione di una dichiarazione mendace (in base all’art. 76 dello stesso dPR n. 445/2000).
Trattandosi di procura speciale, essa deve risultare perimetrata in uno specifico ambito: ciò significa che il soggetto che la conferisce dovrà indicare in maniera dettagliata quali atti e dichiarazioni potranno essere resi per suo conto dal procuratore.

Le modalità di conferimento della procura speciale

Non vi sono particolari indicazioni o limiti nelle modalità con le quali il cittadino può avvalersi del potere di cui al comma 3-bis. Le modalità di presentazione sono le stesse previste dall’articolo 38 per tutte le dichiarazioni e le istanze rivolte alla p.a., ovvero “sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore”.
Anche la procura di cui al comma 3-bis può essere sottoscritta direttamente nell’ufficio in presenza del responsabile del procedimento o altro funzionario ma, più frequentemente, sarà formata a distanza con allegata copia della carta di identità o altro valido documento di riconoscimento del delegante e consegnata direttamente dal soggetto individuato come procuratore.
L’atto dovrà quindi essere consegnato all’ufficio competente prima del formale avvio del procedimento: trattandosi di dichiarazione resa nelle modalità di cui all’art. 38, non occorre alcuna autentica da parte del pubblico ufficiale. Tuttavia, non necessariamente l’atto di procura dovrà essere trasmesso o consegnato dal procuratore, ma potrebbe tranquillamente essere trasmesso in modalità telematica all’indirizzo PEC dell’ente, o via fax, ed essere acquisito al momento opportuno nel fascicolo del relativo procedimento.

La procura speciale nei servizi demografici e nei servizi di sportello

Il conferimento del potere di rappresentanza è ammesso, in linea generale, in tutti quei rapporti tra la pubblica amministrazione e il privato che non prevedono, per legge, la presenza fisica del soggetto. In materia anagrafica, quindi, considerando che le dichiarazioni previste dall’art. 13 del DPR n. 223/1989 sono, appunto, delle dichiarazioni del tutto assimilate nella sostanza alle dichiarazioni sostitutive, e vengono quindi presentate nelle modalità previste dall’art. 38, il potere di rappresentanza potrà essere pienamente conferito ed esercitato.
La procura potrà inoltre riguardare anche altre istanze: da quelle più “semplici” quali le richieste di certificazioni o le segnalazioni di abbandono dell’abitazione fino alle richieste di accesso agli atti documentale.
Vi sono, naturalmente, molti procedimenti in cui il potere di rappresentanza non può essere esercitato, poiché la legge prevede espressamente la presenza fisica dell’interessato: tra questi, il rilascio della carta d’identità e l’autentica di sottoscrizione.
Per le dichiarazioni di stato civile, in alcuni casi si può conferire procura speciale senza formalità in quanto prevista espressamente dall’art. 12, c. 7 del DPR n. 396/2000, in base al quale “le parti interessate possono farsi rappresentare da persona munita di procura
speciale, risultante da scrittura privata, con firma non autenticata quando non è espressamente previsto che essa debba risultare da atto pubblico”.
La procura semplice, nello stato civile, è sostanzialmente limitata alle pubblicazioni di matrimonio, mente in altri casi come il riconoscimento di figlio naturale la procura deve risultare da atto pubblico. Per altri atti personalissimi come il giuramento per l’acquisto della cittadinanza italiana o gli accordi di separazione e divorzio, essa è invece del tutto esclusa mentre nel matrimonio, come noto, è vincolata a casi particolarissimi e al provvedimento del Tribunale in base all’art. 144 del codice civile.