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Certificati online rilasciati nelle frazioni da esercizi commerciali

Certificati online rilasciati nelle frazioni da esercizi commerciali
Nelle frazioni del Comune, presso alcuni esercizi commerciali, è possibile richiedere il rilascio di alcune tipologie di certificati anagrafici e di stato civile.

Il Comune di Mirandola, nel perseguimento degli obiettivi generali di innovazione della Pubblica Amministrazione, è impegnato in un importante processo di cambiamento organizzativo, tecnologico e culturale, volto ad offrire un miglior servizio ai cittadini ed alle imprese.

In tale ambito è in corso di realizzazione una serie di servizi al cittadino fruibili in modalità multicanale;

Tra i servizi online previsti, uno dei principali è il rilascio di certificati ai cittadini senza necessità di doversi recare presso gli sportelli del Comune;

L’Amministrazione comunale è inoltre impegnata a sostenere i cittadini più soggetti a fenomeni di digital divide, in particolare anziani o coloro che abitano nelle frazioni e in zone rurali, anche nel fornire strumenti di supporto che consentano a tali cittadini di accedere ai servizi online della Pubblica amministrazione;

Al fine di realizzare tali obiettivi di semplificazione e di sostegno ai cittadini più soggetti a fenomeni di digital divide, il Comune di Mirandola ha attivato un servizio di rilascio online da parte di un soggetto intermediario (esercizi commerciali) nelle frazioni del Comune dei certificati anagrafici e di stato civile muniti di timbro digitale.

Come ottenere il rilascio dei certificati?

Per ottenere il rilascio dei certificati, è sufficiente recarsi presso una delle attività commerciali convenzionate con il Comune.

Tali attività sono:

  • Gavello -  ALIMENTARI PEDRAZZI ALESSANDRA, via Valli 331
  • Gavello – OFFICINA TIOLI FIDELFIO, via Valli 341
  • Mortizzuolo – BAR/TABACCHI GUERZONI TONINO, via Mazzone 162
  • Quarantoli – TABACCHERIA LUPPI MARIANGELA, via Valli 71
  • San Giacomo Roncole – RISTORANTE DA SAUL, via Statale Sud 257
  • San Martino Spino – EDICOLA VERGNANI DANIELA, via Valli 650

Quali sono le tipologie di certificati che possono essere rilasciati?

Tutti i certificati hanno di norma una base di dati comune, ovvero: cognome e nome, luogo e data di nascita, a cui vengono associate altre informazioni a seconda della loro utilità.

Certificati anagrafici

  • certificato di residenza: riporta la residenza anagrafica del titolare;
  • stato di famiglia: riporta la composizione della famiglia che ha la residenza in una determinata abitazione;
  • convivenza anagrafica; è lo stato di famiglia di coloro che hanno la residenza in comunità (casa di riposo, caserma, comunità religiosa, convitto, ecc.), e riporta solo il nominativo per cui è stato richiesto;
  • certificato di stato libero: certifica che la persona non è legato da vincoli di matrimonio o unione civile;
  • certificato di esistenza in vita: certifica che la persona è vivente da un punto di vista amministrativo;
  • certificato contestuale di residenza e stato di famiglia: residenza e stato di famiglia certificati in un unico documento;
  • certificato contestuale di residenza, stato di famiglia, cittadinanza, stato civile: residenza, stato di famiglia, cittadinanza, stato civile certificati in un unico documento;
  • certificato di cittadinanza italiana: non può essere rilasciato per gli stranieri;
  • certificato di convivenza di fatto: certifica che due persone hanno costituito una convivenza di fatto ai sensi della norma sulle unioni civili.

Certificati di stato Civile

  • Certificato di nascita: attesta cognome, nome, luogo e data di nascita;
  • Certificato di matrimonio o unione civile: attesta il matrimonio o l’unione civile tra due persone, indicandone la data e il luogo;
  • Certificato di morte: attesta cognome, nome, logo e data del decesso.

Gli intermediari non potranno rilasciare gli estratti di stato civile, in quanto sono documenti che necessitano, prima del rilascio, della consultazione dei rispettivi atti depositati presso l’Ufficio di Stato Civile, pertanto richieste di rilascio di estratti di nascita, matrimonio, morte, dovranno essere richiesti direttamente al Comune.

Visura anagrafica

La visura anagrafica non è un certificato, ma un estratto dagli archivi anagrafici, che può essere richiesto, in base alle norme sulla privacy, per sapere quali sono i dati personali contenuti negli archivi dell’Anagrafe della popolazione.

Uno dei motivi per i quali una visura può essere richiesta, è la compilazione dell’autocertificazione o delle dichiarazioni sostitutive.

Non essendo un certificato, ma un elenco di dati personali:

  • può essere richiesto solo dal diretto interessato, se maggiorenne;
  • non può essere opponibile a terzi, ovvero non può essere utilizzato come o in sostituzione dei certificati;
  • non riporta una firma di un pubblico ufficiale o il timbro del Comune;
  • può essere utilizzato per compilare l’autocertificazione o una dichiarazione sostitutiva.

 

I certificati hanno una validità di 3 mesi.

I certificati di qualsiasi persona, maggiorenne o minorenne, possono essere rilasciati a chiunque, maggiore di età, li richieda, senza alcuna particolare formalità.

Cosa fare per richiedere un certificato

Per richiedere un certificato il richiedente dovrà recarsi presso uno degli esercizi commerciali convenzionati e indicare, in modo corretto, cognome, nome e data di nascita, o in alternativa il solo codice fiscale, della persona della quale il certificato viene richiesto.

Tali dati dovranno essere esatti e completi, un qualsiasi dato non corretto comporta l’impossibilità del rilascio del certificato, e in considerazione che l’intermediario non può accedere ad elenchi anagrafici per verificare quali siano i dati corretti, la richiesta dovrà essere fatta agli uffici del Comune.

La visura anagrafica può essere richiesta solo dal diretto interessato maggiorenne, che dovrà mostrare all’intermediario un documento d’identità valido (carta d’identità, passaporto, patente, permesso di soggiorno).

Quanto costano i certificati?

Tutti i certificati hanno il costo di una marca da bollo da euro 16,00 (si tratta di un’imposta che viene interamente incassata dallo Stato), ad eccezione di quelli che una norma di legge prevede che siano esenti.

Se il certificato viene rilasciato in bollo, il richiedente deve essere in possesso di una marca da Euro 16,00, e il numero identificativo della marca e la data della sua emissione, saranno riportati sul certificato dall’intermediario.

Non è compito degli intermediari applicare la marca da bollo sul certificato rilasciato, ma lo dovrà fare il richiedente, senza alcun obbligo di controllo da parte dell’intermediario.

Sono sempre esenti dal pagamento dell’imposta di bollo:

  • tutti i certificati di stato civile (nascita, matrimonio, unione civile, morte);
  • le visure anagrafiche.

I certificati anagrafici rilasciati online possono essere esenti solo se il loro uso è destinato:

  • stato civile (solo per i certificati di stato civile, da utilizzarsi sempre)
  • società sportive
  • pensioni estere
  • separazione e divorzio
  • tutela minori, adozione, filiazione, affidamento
  • scuola e borse di studio
  • onlus e CONI

L’indicazione dell’esenzione è obbligatoria, deve essere indicata dal richiedente e l’intermediario non deve svolgere alcuna indagine rispetto all’uso a cui è destinato il documento, ma deve limitarsi ad indicare, al momento del rilascio, il tipo di esenzione richiesta.

Se il documento rilasciato senza la marca da bollo riporta una tipologia di esenzione e viene utilizzato per un uso diverso da quello indicato sul certificato, sia l’utilizzatore del certificato che chi lo riceve possono essere chiamati a risponderne tramite sanzioni erogate dall’Agenzia delle Entrate.

Tutti i certificati anagrafici e di stato civile rilasciati nel Comune di Mirandola non sono soggetti al pagamento dei diritti di segreteria, ad eccezione dei certificati storici.

Nessun pagamento è dovuto agli intermediari da parte dei cittadini richiedenti il certificato.

I certificati e la Pubblica Amministrazione

E’ utile sapere che la Pubblica Amministrazione e i Gestori di pubblici servizi (AIMAG, Telecom, Enel, ecc.), non possono richiedere e/o accettare certificati di qualunque tipo, ma devono accettare esclusivamente l’autocertificazione o le dichiarazioni sostitutive, che non costano nulla e devono essere compilate dai diretti interessati. Pertanto un certificato rivolto alla Pubblica Amministrazione o a un Gestore di pubblico servizio non potrebbe essere rilasciato.

Obblighi dell’intermediario

L’intermediario, in quanto soggetto convenzionato con il Comune, è chiamato a rispondere a precisi e determinati obblighi, in particolare in materia di Privacy:

L’intermediario deve assicurare, ai fini del rilascio dei certificati:

  • l’apertura dell’attività commerciale almeno 5 giorni la settimana e per almeno 6 ore al giorno;
  • che il rilascio dei certificati online avverrà durante tutto l’orario di apertura di cui al punto precedente;
  • la presenza durante l’orario di apertura di personale addestrato al rilascio dei certificati.

Non è consentito agli intermediari riprodurre, diffondere o utilizzare in genere, i dati acquisiti tramite il sistema di consultazione per fini diversi da quelli contemplati nella convenzione.
Ogni intermediario è individuato come responsabile esterno al trattamento dei dati anagrafici e di stato civile all'interno del sistema informativo comunale per i servizi di certificazione digitale. Nel caso in cui l'intermediario nello svolgimento dell'attività regolata dalla convenzione si avvalga di personale, nella sua qualità di responsabile esterno al trattamento dei dati, dovrà designarlo per iscritto, attribuendo ad esso specifici compiti e funzioni connessi al trattamento dei dati anagrafici e di stato civile.
Gli intermediari devono utilizzare il servizio attivato per gli intermediari esclusivamente in occasione della propria attività e ad adottare ogni misura necessaria ad evitare indebiti utilizzi del servizio e delle informazioni da parte dei soggetti da loro autorizzati al trattamento dei dati e di terzi estranei all’attività di rilascio della certificazione, escludendo comunque l'accesso diretto al sistema online da parte dell'utenza.
Gli intermediari devono inoltre garantire la riservatezza di dati ed informazioni o quant'altro connesso al collegamento concesso e si impegnano, per quanto di propria competenza, ad uniformarsi alle disposizioni di cui al Regolamento Europeo 2016/679, alla Legge n. 196/2003 e successive modifiche e integrazioni, oltre che alle disposizioni del Garante della privacy, per quanto concerne gli standard di sicurezza dei dati, di responsabilità nei confronti degli interessati, di terzi e dell'Autorità garante.