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Autentica di copie

E' un'attestazione effettuata da un pubblico ufficiale che accerta che una copia è identica al proprio originale.

Chi può richiederla

Chiunque sia maggiore di età.

Come e quando richiederla

Direttamente presso i nostri sportelli nei giorni ed orari di apertura al pubblico. Deve essere presentato il documento originale e la fotocopia da autenticare.

Costi e validità

L'autentica di copia è soggetta al pagamento dell'imposta di bollo (Euro 16,00) e dei diritti di segreteria (Euro 0,52), a meno che non sia prevista un'esenzione di legge, che deve essere espressamente dichiarata da chi richiede l'autentica. Nel caso di copie da far valere presso la Pubblica Amministrazione o aziende fornitrici di servizi pubblici l'autentica può essere sostituita da una Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà per copie allegando la fotocopia di un documento d'identità valido, non comportando così alcun costo. La validità del documento autenticato è la stessa del documento originale.

Individuazione del documento originale

In relazione alla possibilità di autenticare quali conformi all’originale (art.18 del DPR 445/2000), documenti i cui “originali” non sono chiaramente definibili in quanto tali, si specifica che la normativa inerente l'autentica delle copie di atti e documenti si limita a stabilire che "le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento" (art. 18 DPR 445/2000). E ancora, che "Essa (la copia) consiste nell'attestazione di conformità con l'originale".

Da quando le copie autenticate dal funzionario comunale possono riguardare anche atti negoziali privati e possono anche essere presentate ai privati "che vi consentono" (art. 2 DPR 445/2000), l'unico requisito necessario e indispensabile, affinché il funzionario incaricato dal sindaco proceda all'autenticazione della copia di un atto, è il fatto che tale copia sia conforme all'originale.

Di conseguenza, l'unico valido motivo che ha il funzionario incaricato dal Sindaco per rifiutare l'autentica di un atto o documento è la mancata esibizione dell'originale; ulteriore conseguenza è il fatto che il funzionario incaricato dal Sindaco, nella sua qualità di pubblico ufficiale, può e anzi, deve, rifiutare di autenticare un atto se crede di non avere elementi sufficienti per ritenere il documento esibito un vero atto "originale". Cosa debba intendersi per atto originale è di norma relativamente facile, ma in alcune circostanze risulta difficile, se non impossibile, avere elementi sufficienti (es. la firma, un timbro, la scrittura manuale, ecc.). Nell’epoca dalla riproducibilità tecnica del documento, sia esso analogico od elettronico, tali difficoltà si amplificano in quanto a volte è del tutto impossibile distinguere un originale da una copia.

A questo punto le soluzioni che si prospettano sono:

  1. il documento elettronico prodotto in formato analogico è sempre un originale, in quanto lo consentono  le modalità e le tecnologie di riproduzione, allora in tal caso non vi è necessità di alcuna autentica, perchè la possibilità di produrre un numero infinito di originali rende inutile e dispendioso tale procedura;
  2. il documento elettronico prodotto in formato analogico, o il documento analogico riprodotto, è una copia, allora in questo caso  non è possibile ricavarne una copia da autenticare;
  3. il documento elettronico prodotto in formato analogico, o lo stesso documento analogico “originale” non è distinguibile se originale o copia, in tal caso il funzionario incaricato non sarà in grado di effettuare un’autentica di copia, in quanto il necessario presupposto è la presa visione di un documento che, senza ombra di dubbio, possa essere definito come originale. Inoltre non può valere il fatto che l'interessato apponga su uno dei documenti la dicitura "originale"; se bastasse questo, allora non servirebbe l'autentica della "copia", ma basterebbe scrivere: "originale" anche sul secondo documento.

Nell’impossibilità da parte del funzionario incaricato di effettuare un’autentica di copia, può essere adottata la soluzione prevista dall'art. 19 del DPR 445/2000: ovvero dovrà essere l'interessato a dichiarare, con apposita dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, che il documento allegato è conforme all'originale riprodotto da file o altro, a seconda dei casi, magari indicando l'ubicazione della banca dati da cui il file è riprodotto. Questa soluzione può essere adottata ogni qual volta si intenda autenticare copie di registri o documenti redatti a stampa o anche su supporto informatico e senza che tale documento necessita di una firma o di un elemento distintivo del suo carattere di "documento originale". Tale forma di autentica deve essereaccettata da tutti gli Enti pubblici a cui il documento autenticato è rivolto, in caso di rifiuto incorrono nelle pene previste dall’art.74 del DPR 445/2000 (violazione dei doveri d’ufficio); i privati invece possono anche non accettarla.